Los términos que vienen apareciendo en la vigente ISO 9001:2008 son "documento" y "registro", y serán sustituidos con la aprobación de la Nueva ISO 9001-2015, por "Información documentada".

El borrador define, en su apartado de términos y definiciones, la información documentada como la información requerida para controlar y salvaguardar algo de una organización.

Añade que la información documentada puede estar en soportada en cualquier formato y proceder de cualquier fuente.

Esta información puede referirse a:
• El sistema de gestión, incluyendo procesos
• Información creada con el fin de que la organización funcione correctamente.
• Evidencias de los resultados obtenidos.

Si seguimos leyendo el borrador de la Nueva ISO 9001 2015, veremos que deberá aparecer como información documentada:

• La política de calidad.
• Los objetivos de calidad.
• Pruebas de aptitud del uso de dispositivos de seguimiento y medición.
• Pruebas de las competencias personales.
• La confianza en los procesos operativos.
• La revisión de los requisitos de bienes y servicios.
• Información sobre proveedores externos, para monitorear su desempeño.
• Información sobre los procesos de desarrollo y la producción y prestación de bienes y servicios.
• Resultados del control de los cambios.
• Evidencias de los resultados.
• Evidencias de la implementación del programa de auditoría, de la auditoría y de sus resultados.
• Resultados de la revisión por la dirección.
• No conformidades y resultados de acciones correctivas.

La cláusula 7.5 recoge los aspectos relevantes de la información documentada, contiene tres subapartados que dicen lo siguiente:

7.5.1 Generalidades.

El sistema de gestión de la calidad de una organización debe incluir:
• Información documentada requerida por la norma.
• Información documentada que la organización determine necesaria para la efectividad del sistema.

7.5.2 Creación y actualización.

Al crear y actualizar la información documentada de la organización debe ser apropiado:

• La identificación y descripción (título, fecha, autor...).
• Formato y los medios de divulgación.
• Revisión y aprobación de la idoneidad y suficiencia.

7.5.3 Control de la información documentada.

La información documentada, tanto la requerida por el sistema como la que determine la organización, deberá controlarse para asegurar que está disponible para usarla donde y cuando sea necesario, y que está protegida adecuadamente.

Para el control de esta información el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 propone que la organización responda a:
• La distribución, acceso, recuperación y uso.
• El almacenamiento y conservación.
• El control de los cambios.
• La retención y disposición.
ISOTools dispone de un módulo llamado gestor documental el cual facilitará a la organización el control y mantenimiento de toda la información documentada que requiera su sistema de gestión de la calidad.